Surat Menyurat
Pengertian
Surat Menyurat
Buku
Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan : Surat merupakan alat
komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang
sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).
Selanjutnya
dalam buku Manajemen Sekretaris : Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal
dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau
pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat
dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).
Secara
umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun
karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila
terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka
kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
Dalam
bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis
surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :
a.
Menurut wujud surat
1. kartu
pos
2. warkat
pos
3. surat
bersampul
4. nota
5. telegram
6. surat
pengantar
b. Menurut
tujuan surat :
1. surat
pemberitahuan
2. surat
perintah
3. surat
permintaan/permohonan
4. surat
panggilan/teguran
5. surat
peringatan
6. surat
keputusan
7. surat
perjanjian
8. surat
laporan
9. surat
pesanan
10. surat
penawaran
c. Menurut
sifat isi dan asal surat :
1. surat
dinas
2. surat
niaga
3. surat
pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)
d. Menurut
jumlah penerima surat :
1. surat
biasa
2. surat
edaran
3. surat
pengumuman
e. Menurut
keamanan isi surat :
1. surat
sangat rahasia
2. surat
segera
3. surat
biasa
f. Menurut
prosedur pengurus surat :
1. surat
masuk
2. surat
keluar
g. Menurut
jangkauan surat :
1. surat
intern
2. surat
ekstern
Cara Membuat Surat Resmi yang Baik dan Benar
Untuk mempermudah dalam membuat surat resmi
yang baik dan benar, saya akan membahas masing-masing fungsi yang terdapat
dalam bagian-bagian surat resmi.
Kepala Surat
Berfungsi untuk mempermudah penerima surat
mengetahui nama dan alamat pengirim. Selain itu juga berfungsi untuk
menunjukkan keresmian sebuah surat.
Nomor, Perihal dan Tanggal
Nomor surat - digunakan untuk mengetahui urutan surat yang telah
dikeluarkan, kode surat merupakan klasifikasi masalah yang disampaikan, Tahun
digunakan untuk mengetahui tahun pembuatan surat.Perihal - Berfungsi untuk mengetahui isi pokok masalah, tanpa
harus membaca keseluruhan isi surat. Tanggal - Untuk
mengetahui kapan surat tersebut dikirim bukan dibuat, selain itu juga sebagai
petunjuk dalam pengarsipan surat.
Alamat
Alamat surat terdiri dari dua macam, yaitu alamat dalam yang ditulis pada kertas surat dan alamat surat yang ditulis pada sampul surat. Adapun fungsi alamat surat antara lain :
1.
Sebagai alamat petunjuk langsungsung bagi penerima surat
2.
Petunjuk arsip dalam menyimpan surat
3.
Mempermudah petugas pos
4.
Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjeda
Salam
Pembuka
Digunakan
sebagai kesatuan berbahasa secara tertulis.
Isi Surat
Dalam
membuat isi surat resmi, penggunakan bahasa sangat perlu diperhatikan agar
mendapat simpati dari penerima surat. Adapun ketentuan penulisan sbb:
a. Jelas, singkat dan padat
a. Jelas, singkat dan padat
b.Mengikuti
tata bahasa yang berlaku dengan memperhatikan ejaan dan tanda baca
c.Menggunakan gaya bahasa yang santun,luwes, lugas dan
menarik
Penutup
Salam
penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar